Január 1-jén életbe lépő jogszabályváltozás drasztikus adminisztrációs változásokat hoz a hazai vállalkozások számára.

A szektorspecifikus rendeletek alapján a kereskedők és hálózati engedélyesek a vállalkozások villamosenergia- és földgázszámláit már csak elektronikus formában bocsáthatják ki, ezzel megszűnik a papíralapú számlázás lehetősége.

Ez azt jelenti, hogy január elsejétől minden vállalkozásnak, amely villamos energiát vagy földgázt vesz, elektronikus számlát kell befogadnia.

Az új jogszabályok értelmében, bár az Európai Bizottság javaslatcsomagja előirányozza, hogy az elektronikus számláknak olyan formátumban kell lenniük, amely támogatja az automatikus adatkinyerést, a jelenlegi hazai szabályozás egyelőre nem teszi kötelezővé ezt az előírást az energetikai szereplők számára.

Így például az e-mailen küldött PDF formátumú elektronikus számla is megfelel a jelenlegi előírásoknak. Ennek ellenére a papíralapú számlák tárolása helyett elkerülhetetlen lesz a digitális adattárolás bevezetése.

Az Audax Renewables energiakereskedő vállalat a zökkenőmentes átállás érdekében személyre szabott online ügyfélfiókot hozott létre, ahol a vállalatok áttekinthetik a számlázásukat, és egyéb ügyintézés mellett ellenőrizhetik tartozásaikat is.

Fejes Tibor, az Audax Renewables ügyvezető igazgatója elmondta:

„Fontos kiemelni, hogy a fizetési kötelezettség nem szűnik meg akkor sem, ha az elektronikus számlát a vállalat – nem igazolhatóan – nem kapja meg vagy nem veszi észre, ezért különösen fontos, hogy olyan kapcsolattartási felületeket találjunk, amelyek lehetővé teszik a gördülékeny ügyintézést.”

Az Európai Bizottság digitális gazdaság és társadalom fejlettségét mérő mutatója (DESI) szerint a hazai KKV-k csupán harmada rendelkezik alapszintű digitális ismeretekkel, ami jelentősen elmarad az EU 55 százalékos eredményétől.

A magyar KKV-k 85 százaléka eddig papíralapú energiaszámlákat használt, és csak 13 százaléka váltott elektronikus számlára.

A 2025-től kötelezővé váló elektronikus számlázás azonban egyfajta katalizátorként szolgálhat a digitalizáció felé, hatással lesz a banki tranzakciókra, dokumentumkezelésre és könyvelésre is.

A számlák elektronikus formában történő tárolásának több formája is lehetséges a hatályos szabályozás alapján.

Az egyik leggyakoribb, de legkevésbé biztonságos megoldás a számítógépen vagy szerveren történő tárolás. Ez azonban nem feltétlenül elégíti ki az elektronikus archiválásra vonatkozó szigorú jogszabályi előírásokat.

A legbiztonságosabb megoldás a bizalmi szolgáltatóknál való tárolás, vagy az archiválási követelményeket teljesítő saját rendszerben történő tárolás.

Az EU elképzelése szerint az elektronikus számlák jövőbeni formátuma olyan adatstruktúrát kap, amely lehetővé teszi, hogy a dokumentumkezelő, számlázó vagy könyvelőszoftverek automatikusan kinyerjék a számla tartalmát.

Ez kihívást jelenthet a vállalkozások számára, mivel a jelenleg használt PDF formátum nem fog megfelelni az új feltételeknek.

Az átállás megkönnyítése érdekében az energiaszolgáltatók, mint például az Audax, támogatást nyújtanak ügyfeleiknek, például adategyeztetéssel és oktatással az új rendszer használatára.

Január 1-től a magyar vállalkozásoknak jelentős változásokra kell felkészülniük az energetikai számlázás terén.

Az elektronikus számlázásra való átállás nemcsak a vállalatok adminisztrációs folyamatait érinti, hanem egyúttal ösztönözheti is a digitális fejlődést.

A vállalkozásoknak érdemes időben felkészülniük és kihasználniuk az energiaszolgáltatók által nyújtott támogatást, hogy gördülékenyen átállhassanak az új rendszerre.

Via. kozbeszed.hu